Por Jacobo Babines López / Colaboración
El Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO), al ser un organismo descentralizado, no sectorizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con autonomía técnica, administrativa, operativa y de gestión. Está considerado dentro de las entidades Paraestatales del Poder Ejecutivo. Por lo tanto, de acuerdo a la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca, artículo 100 Bis, al Estatuto de Organización del AGEO, artículo 5, y a la Ley Estatal para entidades Paraestatales del Estado de Oaxaca, artículos 10, 11 y 12, se establece que el Archivo General del Estado será administrado por un Órgano de Gobierno, que fungirá como cuerpo colegiado.
Para su integración el Órgano de Gobierno, estará conformado por la representación de la Secretaría de Gobierno, quien tendrá el cargo de su Presidencia, la Secretaría de Finanzas, la Secretaría de Educación Pública, la Secretaría de Cultura y Artes, la Secretaría de Honestidad, Transparencia y Función Pública, y el Consejo Oaxaqueño de Ciencia y Arte. Además del Director General del AGEO, que fungirá como Secretario Técnico de este órgano colegiado.
Entre las funciones sustantivas que realiza este Órgano, se encuentran: evaluar la operación administrativa del Archivo, así como el cumplimiento de los objetivos y metas del AGEO, a través de la revisión de los planes y programas del Archivo. Proponer a la Secretaría de Finanzas para su incorporación en la Ley Estatal de Derechos la inclusión o modificación de conceptos y cuotas por la prestación de servicios públicos a su cargo, así como el uso, goce o aprovechamientos de bienes que tenga asignado el AGEO. Autorizar la creación interna de comisiones o grupos de trabajo, así como la aprobación de la creación de comités o subcomités técnicos especializados, los cuales estarán integrados por el personal del Archivo. Autorizar la publicación del reglamento interno, previa revisión y validación de la Secretaría de Administración y la Consejería Jurídica del Gobierno Estatal, así como la publicación de sus manuales administrativos (orgánico y de procedimientos). Y por último y no menos importante, presentar trimestralmente los informes de avance de gestión financiera, previo a su envió a la Secretaría de Finanzas para su integración al informe que se remite al Congreso del Estado y a la Auditoría Superior del Estado.
Para la realización de estas actividades se programan y realizan cuatro reuniones ordinarias al año, las cuales se convocan a través del Secretario Técnico, remitiendo el orden del día de cómo se llevarán las reuniones, donde se discuten y asientan los acuerdos de seguimiento de cada uno de los puntos abordados. Como parte de la evidencia documental se elaboran las actas de sesión, las cuales son revisadas y validadas por los integrantes de este órgano colegiado y que son organizadas, ordenadas y resguardadas en el archivo de trámite de la Dirección General del AGEO. También se tienen contempladas la realización de reuniones extraordinarias, donde se abordan y discuten temas urgentes como lo fue la reunión llevada el 25 de junio del presente año, en donde se expuso y aprobó la propuesta de modificación de conceptos y cuotas de la Ley de Derechos del Estado de Oaxaca para el 2026.
Todas estas tareas refuerzan la correcta toma de decisiones, garantizan la buena administración del presupuesto asignado al Archivo General, permite cuantificar y analizar el alcance de las metas programadas en los ejes sustantivos, se crea y refuerza la normatividad necesaria para el buen funcionamiento de nuestra dependencia y se da cumplimiento a la transparencia y acceso de la información, ya que los informes y reportes financieros se publican dentro de la página web del AGEO.
De forma conjunta con nuestro Órgano de Gobierno, trabajamos para dar cumplimiento a nuestras funciones sustantivas, permitiendo el desarrollo, conservación y difusión del patrimonio documental de nuestra ilustre entidad. Un buen Gobierno para las oaxaqueñas y oaxaqueños.
#TodasyTodosSomosAGEO
