AGEO: unidades de información: concepto e importancia

Por Ilse Anabel Martínez Roque

A inicios del año, la Red de Unidades de Información Oaxaca (RUIO) y la Universidad Autónoma Comunal de Oaxaca presentaron el primer Diplomado en Organización de Información en Bibliotecas, iniciativa orientada a fortalecer las competencias técnicas y conceptuales de profesionales que laboran en bibliotecas y archivos. Este espacio formativo abordó temas clave como catalogación, clasificación y automatización de acervos documentales, fundamentales para la gestión moderna de la información.

Para aplicar adecuadamente estos conocimientos, es imprescindible comprender qué es una unidad de información, identificar su tipo, características y los perfiles de sus usuarios. Este diagnóstico inicial es esencial para planear y ejecutar estrategias que faciliten el acceso y la organización del conocimiento. 

Las unidades de información son entidades organizadas que recopilan, conservan, analizan y difunden información para satisfacer las necesidades de una comunidad. Se manifiestan en diversas formas: bibliotecas, archivos, hemerotecas, fonotecas, entre otras. Todas tienen en común la misión de custodiar, organizar y poner a disposición el conocimiento acumulado, aunque varían en el tipo de documentos que resguardan y los servicios que ofrecen.

Un ejemplo representativo es el Archivo General del Estado de Oaxaca, cuyo objetivo es organizar los archivos públicos y preservar el patrimonio documental estatal. Su labor fortalece la transparencia, la rendición de cuentas y la construcción de la memoria histórica de corto, mediano y largo plazo, de acuerdo con la normatividad vigente.

Visibilizar la labor de las unidades de información permite comprender su impacto en la sociedad.

Desde el desarrollo de colecciones hasta la presentación de servicios especializados, cada proceso está guiado por políticas institucionales que buscan garantizar el acceso eficiente, confiable y pertinente a los documentos y recursos informativos.

Los servicios que ofrecen abarcan tanto el entorno presencial como el digital, incluyendo:

Acceso a la información documental

Consulta, referencias y formación de usuarios

Acceso digital a fondos documentales y colecciones

Servicios de digitalización documental

Visitas guiadas y actividades de extensión cultural, entre otras

La planificación de estos servicios requiere una metodología clara: identificar necesidades, definir objetivos, establecer canales de difusión y evaluar los resultados para asegurar su mejora continua.

Durante el diplomado se abordaron temas como la gestión de unidades de información, sistemas de clasificación bibliográfica, catalogación descriptiva y temática, control de datos y automatización. Se destacó el uso de tecnologías para transformar la información de soportes físicos a lenguajes informáticos estandarizados como Dublin Core o MARC 21. 

Esta transformación facilita su integración en repositorios digitales, fomenta la interoperabilidad, mejora el descubrimiento de recursos y garantiza la preservación digital del patrimonio documental.

En resumen, valorar el trabajo que realizan las unidades de información, -como el Archivo General del Estado de Oaxaca-, es reconocer su papel técnico y estratégico en la construcción de comunidades informadas, participativas y con memoria. Estas instituciones no sólo resguardan documentos, sino que sostienen pilares fundamentales como el acceso al conocimiento, la legalidad, la transparencia y la educación.

Agradezco profundamente la oportunidad de formar parte de esta noble labor, reconociendo el esfuerzo y compromiso de cada uno de mis compañeros, quienes día a día trabajan por ofrecer un mejor servicio. De manera especial, expreso mi gratitud a la maestra. Patricia Alejandra Méndez Zapata y a la maestra María Luisa Bocanegra, por su generosidad al compartir sus conocimientos y por su incansable trabajo en la creación de espacios que nos permiten fortalecer, colaborar y enriquecer nuestras experiencias como profesionales dedicados a una misma causa.