Stella Camargo, Jessica Cruz y Marleny Sosa
El Archivo General del Estado de Oaxaca, es la institución que tiene por objeto promover la organización de archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental, con el fin de salvaguardar la memoria de corto, mediano y largo plazo, así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas.
La Dirección de Desarrollo Archivístico Estatal, a través del Departamento de Capacitación y Asesoría Archivística, diseña e imparte cursos de capacitación en materia archivística y orienta sobre la aplicación de normas nacionales e internacionales. Así mismo, el Departamento de Disposición Documental lleva a cabo el registro y validación de los instrumentos de control archivísticos de los sujetos obligados del Poder Ejecutivo.
En este tenor, el pasado 6 de febrero de 2025, el Archivo General del Estado de Oaxaca llevó a cabo la jornada de capacitación con los Sujetos Obligados del Poder Ejecutivo, sobre el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), donde se impartió el conocimiento y se invitó a dar cumplimiento a la normatividad.
El CGCA es el instrumento técnico que permite una organización eficiente de los documentos, garantizando su correcta localización, acceso y consulta. Su implementación es un requisito clave para el adecuado funcionamiento de los archivos, facilitando la identificación de los documentos según su procedencia y función dentro de la institución.
La Ley General de Archivos y la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca, nos dicen que los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con los siguientes:
Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) e Inventarios Documentales. Además, que la estructura del CGCA atenderá los niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica.
Es importante decir que la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca, en sus glosarios definen al CGCA como: “El instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto”.
El CGCA, es una herramienta indispensable para la gestión documental institucional. Su correcta aplicación no solo optimiza la administración de archivos, sino que también fortalece la transparencia y la memoria institucional. Es fundamental porque: Clasifica y Ordena los documentos conforme a las funciones institucionales. Facilita la identificación y recuperación de información. Optimiza la gestión documental, reduciendo tiempos de búsqueda y mejorando el acceso a los archivos. Favorece la transparencia y rendición de cuentas, ya que permite un manejo estructurado de la documentación pública. Contribuye a la preservación del patrimonio documental, asegurando su adecuado tratamiento y resguardo.
Las etapas o fases corresponden a la elaboración del CGCA: Identificar, jerarquizar y codificar.
El CGCA se estructura en niveles jerárquicos que reflejan la organización de una institución. Estos niveles suelen incluir:
Funciones: Actividades principales que realiza el sujeto obligado.
Subfunciones: Divisiones dentro de cada función general.
Series documentales: Conjunto de expedientes producidos en el desarrollo de una actividad específica.
Implementación y retos
Para que el CGCA sea efectivo, es fundamental que las instituciones lo elaboren y actualicen constantemente. Capaciten al personal en su correcta aplicación. Aseguren la interoperabilidad con otros sistemas de gestión documental. Cumplan con la normatividad vigente, garantizando su alineación con la Ley General de Archivos.
