Te has preguntado alguna vez ¿qué sucede con los documentos generados a lo largo de tu vida por las diversas instituciones a las que acudes a realizar un trámite de tu interés? Generalmente esta pregunta pasa desapercibida por muchos, ya que no es de interés particular saber qué ocurre con la documentación formada en el proceso; puedo decir que personalmente, antes de trabajar en el Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO), no era de relevancia alguna para mí; tras ingresar a trabajar al mismo, me he dado cuenta del arduo y riguroso recorrido que lleva la documentación para llegar a su destino final.
Actualmente me encuentro laborando en el Archivo Histórico del AGEO, en el Departamento de Recepción y Expurgo, encargado de recibir las transferencias documentales secundarias, donaciones y depósitos, así como valorar y elaborar dictámenes de destino final de los documentos de archivo que generen los sujetos obligados del Poder Ejecutivo del Estado.
El proceso para realizar las transferencias secundarias es preciso y organizado y toda la documentación que se transfiera debe ser dictaminada con valor histórico y deberá ser correctamente preparada y organizada. Para llevar a cabo esto, se debe establecer previamente contacto con la dependencia o entidad que solicite la transferencia para poder proporcionar adecuadamente la asistencia técnica que se requiera, para la pertinente y correcta preparación del trabajo.
Es así como mi labor y la de mis compañeros comienza, nos damos a la tarea de investigar y conocer sobre la institución que nos está pidiendo el proceso de transferencia. ¿Quiénes son?, ¿de dónde vienen?, ¿a qué se dedican? y una de las preguntas más importantes es saber ¿con qué tipo de documentación cuentan? Estas y muchas más preguntas son a las que me someto a investigar, debido a que es una responsabilidad aceptar realizar una transferencia; no es simplemente decir “sí, que se transfieran los documentos” puesto que, para que la documentación llegue a ser resguardada, debe estar previamente dictaminada, organizada y preparada.
Ya resueltas nuestras dudas y después de una ardua investigación, viene una de las partes que más me emociona tratándose de la asesoría y revisión física de la documentación; y ¿por qué me emociona esta parte? Debido a que conoces nuevas personas y nuevas formas de trabajar, convives y aprendes del trabajo de los demás, no solamente es llegar y voy hacer esto y el otro conforme mi trabajo, va más allá; se trata de establecer nuevas relaciones con diferentes tipos de personas, diferentes maneras de trabajar y sobre todo diferentes formas de pensar; es enfrentarse a un nuevo panorama; realmente no sabes qué situaciones se pueden presentar y con qué madurez las vas a resolver; es una parte muy interesante y donde siento que al salirte de un esquema de tu propia forma de trabajar y conocer de los demás, te ayuda a crecer personalmente.
Durante este proceso comprendí la importancia y valor que tiene nuestra documentación que no es simplemente guardarla en archiveros, carpetas o estanterías; es un proceso sumamente importante y la cantidad de personas que están detrás de este trabajo es inimaginable, se trata de preservar y conservar su estado de una manera permanente y relevante para la historia estatal; hablo de un patrimonio y testimonio fiel de los momentos históricos a lo largo de la humanidad, desde su aparición, que nos permiten conservar y demostrar hechos o sucesos ocurridos en un instante que no volverán a suceder, creando así para la posteridad momentos reales, ciertos y observables.
