Mónica del Pilar Rodríguez y Rodríguez, Paola Martínez Bautista y Sergio Ulises Pérez Pérez
El lenguaje cotidiano y el lenguaje científico se diferencian principalmente en su uso, formalidad y propósito. El primero es espontáneo, sencillo y adaptable, utilizado en contextos informales para facilitar la comunicación diaria, incluso con expresiones coloquiales o ambiguas. Por otro lado, el lenguaje científico es formal, estructurado y busca la precisión mediante el empleo de términos técnicos y específicos propios de cada disciplina.
Este último evita la ambigüedad y se sustenta en hechos, evidencias y argumentos, siendo esencial para el desarrollo y la transmisión del conocimiento especializado.
En el ámbito archivístico, existen términos que no forman parte del lenguaje cotidiano o que, en ocasiones, se emplean de forma incorrecta. Un ejemplo recurrente es la palabra archivo. Muchas personas la asocian con un cuarto desordenado repleto de cajas, decoraciones festivas o donde se almacenan “papeles”. Sin embargo, el concepto de archivo se refiere a un conjunto de documentos debidamente clasificados, ordenados y descritos, producidos en el ejercicio de las funciones del sujeto obligado.
Otro término frecuentemente malentendido es expediente. Se piensa que se trata simplemente de una carpeta con papeles cuando, conforme a la normativa, un expediente es una unidad documental que agrupa documentos relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite. Además, debe estar organizado de manera lógica y cronológica para facilitar su consulta y garantizar su integridad.
En el ámbito profesional de los archivos, términos como archivo muerto, documentos varios o etcétera carecen de validez y no deben usarse. También es incorrecto clasificar documentos con etiquetas genéricas como pendientes o urgentes, ya que estas no aportan información técnica ni respetan los principios archivísticos.
Archivo de concentración
El archivo de concentración es el sitio en el que se conservan los expedientes de todas las áreas administrativas de un mismo sujeto obligado. Aunque estos expedientes tratan asuntos concluidos, no han perdido sus valores jurídico-legal y fiscal-contable. Dichos expedientes se mantienen durante los plazos precautorios estipulados para posibles aclaraciones, auditorías o como evidencias, en caso de ser necesario. Su frecuencia de consulta es esporádica.
Conclusión
El correcto uso del lenguaje en el ámbito archivístico no solo facilita la comunicación entre profesionales, sino que también promueve la comprensión y el respeto por los principios y normativas que rigen la gestión documental.
Reconocer y emplear los términos adecuados no es un mero formalismo, sino una herramienta esencial para garantizar la organización, integridad y acceso a la información. Esto refuerza el valor de los archivos como pilares fundamentales para la transparencia, la rendición de cuentas y la preservación de la memoria colectiva.
